L'évaluation d'une demande

Validité de la demande

L'agent de contrôle décide normalement de la validité d'une demande en procédant à l'examen du sommaire de l'information fournie par le demandeur en fonction des critères établis dans le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses (RCRMD). Si une observation est présentée par une ou des parties touchées, ou lorsque la demande est choisie en vertu du processus de validation aux fins d'un examen plus détaillé, l'agent de contrôle demande les renseignements justificatifs, tels qu'énoncés au paragraphe 13(1.1) de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses (LCRMD), et il utilise ces renseignements pour prendre une décision à propos de la validité de la demande.

Conformité de la fiche signalétique et de l'étiquette

Un agent de contrôle détermine si la fiche signalétique (FS) et toute étiquette accompagnant la demande de dérogation respectent les exigences applicables du Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT). (Voir également Pourquoi déposer une demande?)

Si le demandeur ne fournit pas la formulation complète du produit contrôlé ou si la FS ne précise pas clairement cette formulation, on communiquera avec le demandeur pour lui demander de fournir la dénomination chimique et la concentration de tout ingrédient présent à une concentration de 0,1 % ou plus. Un examen de la documentation est amorcé pour recueillir les renseignements disponibles sur les dangers qui pourraient être pertinents. La raison pour laquelle nous procédons ainsi est que si un produit n'a pas fait l'objet d'une étude toxicologique, ce sont par conséquent tous les dangers connus de ses ingrédients qui s'appliquent à ce produit.

Une fois l'examen de la documentation terminé, le CCRMD communique avec le demandeur pour vérifier s'il a bien fourni la plus récente version de la FS du produit. Le demandeur a alors la possibilité de produire toute étude toxicologique ou tout autre renseignement ayant servi à établir la FS.

Les évaluateurs amorcent ensuite l'examen et l'évaluation des études toxicologiques, des renseignements justificatifs et des documents découverts pendant l'examen de la documentation. Ils préparent alors un document d'avis qui renferme de l'information s'adressant à l'agent de contrôle sur les dangers que présentent le produit et/ou ses ingrédients pour la santé et la sécurité, ainsi que sur la mesure dans laquelle la FS et toute étiquette fournies par le demandeur respectent les exigences du SIMDUT.

L'agent de contrôle examine le document d'avis et peut en arriver à la conclusion préliminaire que la FS ne semble pas conforme aux exigences susmentionnées. Le demandeur a alors la possibilité d'examiner le document d'avis et de faire part de ses commentaires à l'agent de contrôle.

Selon la nature de la rétroaction du demandeur sur le document d'avis, l'agent de contrôle peut déterminer que des discussions plus approfondies sont nécessaires. En pareil cas, on organise une téléconférence regroupant le demandeur, le directeur de la Division de la conformité des fiches signalétiques et l'agent de contrôle.

À cette étape, l'agent de contrôle doit également tenir compte de toutes les observations relatives à la FS ou à l'étiquette faites par des parties touchées, conformément à la publication de l'Avis de dépôt dans la Gazette du Canada.

Une fois l'examen des renseignements de toute source terminé, l'agent de contrôle prend une décision définitive au sujet de la conformité de la fiche signalétique.

Prochaines étapes du processus d'évaluation :

L'agent de contrôle consigne les résultats de l'examen et de la décision concernant la validité de la demande et la conformité de la FS dans un document appelé Avis des décisions. S'il s'agit d'une décision de non-conformité de la fiche signalétique, le demandeur a alors la possibilité d'apporter les modifications qui s'impose. Dans ce cas, le document devient un Avis des décisions et engagement de conformité.

Avis des décisions et engagement de conformité

L'agent de contrôle documente les décisions définitives rendues quant à la conformité de la FS ou de l'étiquette et à la validité de la demande de dérogation en produisant un Avis des décisions. Lorsqu'une demande ou une partie d'une demande est jugée non valide, un ordre est émis au demandeur afin qu'il divulgue les renseignements jugés non valides pour une demande de dérogation, si ce dernier veut continuer à vendre ou à importer le produit contrôlé en question au Canada.

Lorsque la FS ou l'étiquette ne respecte pas les exigences du SIMDUT, l'agent de contrôle rédige l'ébauche d'un document appelé « Engagement de conformité » qui énonce les mesures correctives spécifiques à apporter. Avant d'émettre l'Avis des décisions et l'Engagement de conformité, l'agent de contrôle communiquera avec le demandeur pour discuter brièvement du document d'engagement final. La procédure d'engagement donne au demandeur l'option d'apporter volontairement les corrections indiquées, évitant ainsi l'émission d'un ordre officiel en vue de se conformer à la Loi. Afin de profiter de cet engagement, le demandeur doit apposer sa signature indiquant qu'il accepte la décision de non-conformité et fournir une copie révisée de la FS ou de l'étiquette contenant toutes les mesures correctives indiquées par l'agent de contrôle.

Le demandeur dispose d'une période de 30 jours s'il veut profiter de l'engagement. Si le demandeur décide de soumettre une FS modifiée, l'agent de contrôle l'examinera et, s'il est satisfait, il acceptera l'engagement. Si le demandeur ne renvoie pas un exemplaire signé de l'engagement dans le délai précisé ou s'il le fait mais que la FS est jugée non conforme, l'agent de contrôle émettra alors un ordre officiel exigeant que toutes les corrections soient apportées. Tous les Avis des décisions et les ordres mentionnent la publication d'un avis officiel dans la Gazette du Canada et précisent le délai dans lequel les changements nécessaires doivent être achevés. L'ordre comporte une exigence à l'effet que le demandeur doit fournir un exemplaire de la FS modifiée au CCRMD pour s'assurer que les changements ont été effectués conformément à l'ordre.